개인 차량을 사업상의 목적으로 사용 했을 때 비용 처리를 위하여서는 원칙적으로 운행 이후 바로 남긴 기록을 요구 하기 때문에 정확한 정보를 운행 직후 남기는 것이 중요 합니다. 올해 세금보고 기간 중 문의가 많았던 사항이라 이에 관련 사항을 요약해 봤습니다. 
운행일지(Daily Mileage Log)
자동차에 관한 경비를 공제 받기 위해서는 먼저 차량운행이 개인적인 용무가 아닌 사업에  관련된 것이여야 하며 운행을 증명 할 수 있는 자료가 있어야 합니다. 사업 형태에 따라 “사업상”의 운행의 종류는 다양하겠지만, 일반적으로  비지스니에 관련해서 “정상적이고 꼭 필요한 운행”이어야 하며,  운행을 증명 할 수 있는 자료는 구체적인 “운행일지 (daily mileage log)”를 작성하시면 됩니다. 세법 (IRS Code - Section 274 (d))에는 측정 혹은 문서화 되지 않은 자료에 의거하여 청구된 차량운행 비용 공제는 기각된다고 명시되어 있으며, 실제로 IR가 차량운행 공제를 허가하지 않는 거의 대부분의 경우가 증거자료가 없거나 증거자료를 운행 이후 바로 작성하지 않고 소급해서 작성하는 경우 입니다. 또한 차량운행 비용 공제는 사업상의 여행 및  오락비용 공제와 더불어 가장 감사확률이 높은 항목입니다. 따라서 운행일지 작성은 비단 정확한 비용 산출뿐만 아니라 향후 있을 수 있는 감사에 대한 대비 측면도 될 수 있습니다. IRS에서 요구하는 운행일지의 공식 양식은 없지만 샘플 양식은 IRS Publication 463(table 5-2)에서 찾을 수 있으며, 정확한 날짜, 목적, 운행거리 및 그밖의 다른 경비(주유비, 톨게이트 / 주차비)등을 운행 후 바로 작성하는 것이 원칙입니다.
실제 비용 공제(Actual Expense Method) vs. 표준 거리 공제(Standard Mileage Method)
일반적으로 사업체 명의로 등록된 차량은 감가상각액을 포함한 모든 비용은 공제 대상입니다. 하지만 개인 명의 차량을 개인용/사업용으로 병행 하는 경우라면 차량 관련 공제는 사업차 발생된 모든 차량 관련 비용을 청구하는 실제 비용 공제법(Actual Expense Method)과 매년 IRS에서 지정하는 마일리지당 금액(2016년: 54 센트 / 2017년: 53.5 센트)을 사업관련 운행거리에 곱한 금액을 청구하는 표준 거리 공제법(Standard Mileage Method)이 있습니다. 실제비용 공제는 사업상 운행 중 발생한 비용이나 사업목적으로 운행되는 비율(%) 만큼의 차량의 주유비, 주차비, 톨게이트비, 수리비, 보험료, 각종세금, 차량 구입 대출 이자 등이 공제 대상입니다. 실제 비용 공제법의 장점은 공제금을 극대화 할 수 있는 것이고 단점은 보다 많은 증거서류가 요구 됩니다. 표준거리 공제법은 앞에서 언급한데로 간단한 방법이지만 위에서 언급한 비용들을 따로 청구 할 수 없습니다. 장점으로는 비교적 간단한 증거서류(사업상의 운행거리만 필요)가 요구 되지만, 공제금액이 실제 비용 보다 적을 수 도 있게 됩니다.
공제 대상 운행 거리 산정
공제 대상 운행거리 산정에서 유의 하실 점은, 사업상 관련된 운행이더라도 사업체로의 출퇴근 거리는 해당이 되지 않습니다. 예를 들어, 세탁소와 픽업스테이션을  운영하는 경우 자택에서 세탁소의 거리가 5마일이고, 세탁소에서 픽업 스테이션의 거리가 7마일이며, 픽업스테이션에서 자택의 거리가 9마일인 경우, 세탁소로 출퇴근 하시고, 픽업스테이션을 다녀 오신 경우엔 공제 대상 운행 거리는 14마일 (세탁소 ←→ 픽업스테이션)이 되며, 세탁소로 출근 하셔서 픽업스테이션에 퇴근 하신 경우엔, 공제 대상 운행거리는 16마일(세탁소 → 픽업 스테이션 → 자택)이 됩니다. 자택이 주된 사업 장소인 경우엔 주된 사업체로의 출퇴근 개념이 사라지고, 사업에 관련된 모든 운행이 공제 대상이 됩니다. 위의 예시에서 자택에서 얼터레이션을 하시는 분(자택이 주된 사업 장소로 인정된 경우)께서 사업차 세탁소와 픽업스테이션을 방문 하셨다면, 총 공제 대상 운행 거리는 21 마일(자택 → 세탁소 → 픽업스테이션 → 자택)이 됩니다. 하지만 주된 사업체가 없으면서 자택도 주된 사업 장소에 해당이 되지 않는 경우엔 자택에서 처음 방문하시는 곳이 출근으로 마지막으로 방문하시는 곳에서 자택으로가 퇴근으로 인정됩니다. 위의 설정에서 얼터레이션을 자택에서 하지만 자택이 주된 사업 장소로 인정 되지 않는 경우엔 총 운행 거리는 7마일 (세탁소 → 픽업스테이션) 이 됩니다.
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